REJESTRY, EWIDENCJE I ARCHIWA

W Starostwie Powiatowym w Opolu prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

1. RP - 0046 - Rejestr uchwał Rady Powiatu,

2. RP - 0064 - Rejestr uchwał Zarządu Powiatu,

3. RP - 0045 - Rejestr wniosków, interpelacji i postulatów radnych i ich realizacja,

4. OR - 0115 - Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw,

5. OR - 0135 - Rejestr Zarządzeń Starosty Opolskiego,

6. OR - 0136 - Zbiór aktów prawa miejscowego,

7. OR - 0812 - Rejestr kancelaryjny korespondencji przychodzącej,

8. OR - 0550 - Rejestr skarg i wniosków,

9. OR - 0830 - Ewidencja zasobów bibliotecznych,

10. OR - 1140 - Ewidencja pracowników odznaczonych,

11. OR - 1230 - Ewidencja pracowników szkolonych,

12. OR - 1313 - Ewidencja delegacji służbowych,

13. OR - 1510 - Ewidencja emerytów i rencistów własnego urzędu,

14. OR - 102 - Ewidencja osobowa pracowników Starostwa Powiatowego w
Opolu,

15. OR - 103 - Ewidencja osobowa dyrektorów jednostek organizacyjnych powiatu,

16. AG - 2011 - Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez urząd własny,

17. AG - 2013 - Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń własnych użytkowanych przez jednostki obce,

18. AG - 2102 - Ewidencja nieruchomości, narzędzi, materiałów i pomocy biurowych,

19. AG - 2311 - Ewidencja własnych środków transportu,

20. AG - 345 - Rejestr zamówień publicznych,

21. FN - 3300 - Ewidencja i spisy tytułów wykonawczych,

22. OK - 4140 - Ewidencja uczniowskich klubów sportowych,

23. OK - 4310 - Ewidencja placówek oświaty publicznej,

24. SO - 5050 - Ewidencja stowarzyszeń działających na terenie powiatu opolskiego,

25. SO - 5052 - Ewidencja Ludowych Zespołów Sportowych działających na terenie powiatu

26. SO - 5053 - Ewidencja Ochotniczych Straży Pożarnych działających na terenie powiatu,

27. KM - 5500 -Ewidencja i rejestracja pojazdów samochodowych,

28. KM - 5501 -Ewidencja innych pojazdów,

29. KM - 5520 - Akta ewidencyjne osób którym wydano prawa jazdy lub świadectwa kwalifikacyjne, odmówiono wydania takich dokumentów lub je zatrzymano,

30. KM - 5532 - Rejestry wydanych koncesji,

31. OŚ - 6033 - Rejestr sprzętu pływającego służącego do połowu ryb,

32. OŚ - 6117 - Rejestr wniosków dotyczących przeznaczenie gruntów rolnych do zalesienia,

33. OŚ - 6130 - Rejestr pomników przyrody, stanowisk dokumentacyjnych, użytków ekologicznych oraz zespołów przyrodniczo-krajobrazowych,

34. OŚ - 6136 - Rejestr przetrzymywanych roślin i zwierząt podlegających ograniczeniom na podstawie umów międzynarodowych oraz ich uprawy i hodowli,

35. GN - 7211 - Ewidencja nieruchomości,

36. WB - 7333 - Ewidencja i rejestracja lokalizacji,

37. GK - 7430 - Ewidencja gruntów i budynków,

38. GK - 7438 - Ewidencja gruntów rolnych, zmiany i aktualizacja.





Archiwum zakładowe Starostwa Powiatowego w Opolu jest komórką organizacyjną urzędu zajmującą się:


- przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania,

- czasowym przechowywaniem,

- ewidencjonowaniem i udostępnianiem,

- przekazywaniem materiałów archiwalnych zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum państwowego,

- brakowaniem czyli wydzielaniem i przekazywaniem na makulaturę części dokumentacji, której okres przechowywania minął.



Archiwum zakładowe Starostwa Opolskiego przechowuje akta:

- wytworzone w latach 1990- 1998 przez były Urząd Rejonowy w Opolu,
(część z nich posiadająca akta kat. A została przekazana do Archiwum Państwowego w Opolu),

- wytworzone przez wydziały Starostwa Opolskiego w latach 1999-2001.



Archiwum zakładowe przechowuje przejętą dokumentację w pomieszczeniach:

1) w Opolu przy ul. Książąt Opolskich 27,

2) w Opolu przy ul. Piastowskiej 14.



Dokumenty zgromadzone przy ul. Książąt Opolskich wytworzone są przez:

- Oddział Nadzoru Budowlanego Urzędu Rejonowego w Opolu,

- Wydział Budownictwa Starostwa Opolskiego z lat 1999-2000.



Dokumenty zgromadzone przy ul. Piastowskiej 14 to dokumenty:

- Urzędu Rejonowego w Opolu: Oddziału Organizacyjno-Ogólnego, Oddziału Geodezji i Gospodarki Gruntami, Oddziału Komunikacji, Oddziału Gospodarki Wodnej i Leśnej, Referatu Głównego Księgowego,

- Starostwa Powiatowego w Opolu: Wydziału Spraw Obywatelskich, Wydziału Finansowo-Budżetowego, Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa.



Nie wszystkie wydziały Starostwa Opolskiego przekazują w całości swoje dokumenty na przechowanie do archiwum zakładowego. Część z nich niezbędna jest w bieżącej pracy wydziału i w związku z powyższym jest przechowywana w tych wydziałach. Są to m.in. wydziały: Geodezji i Kartografii, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa, Komunikacji.



Szczegółową organizację i zakres działania archiwum zakładowego i trybu postępowania z dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Opolu obrazuje przedstawiona poniżej Instrukcja w prawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i trybu postępowania z dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Opolu wprowadzona Zarządzeniem Nr 39/01 Starosty Opolskiego z dnia 25 maja 2001r.