Kontrole Zewnętrzne w 2013 roku

I. W dniach od 21 grudnia 2012 r do 11 lutego 2013 r. została przeprowadzona przez Regionalną Izbę Obrachunkową  w Opolu  kontrola kompleksowa dotycząca gospodarki finansowej Powiatu Opolskiego za 2011 r. oraz wybranych zagadnień za lata 2010 i 2012.

W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości dotyczące między innymi:

1. Naruszenia przepisów w zakresie rachunkowości polegające na :

• nieujęciu w przyjętej polityce rachunkowości informacji  dotyczących wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z  określeniem  ich   struktury
• nieumieszczeniu nazwy programu przetwarzania danych na każdej stronie wydruku komputerowego ksiąg rachunkowych
• dokonywania w sposób nieprawidłowy poprawek w wewnętrznych dowodach księgowych bez  zachowania czytelności poprawionego zapisu.

2. Naruszenia przepisu w zakresie zamówień publicznych polegające na niezapełnieniu nienaruszalności i kompletności protokołu kontroli, którego załącznikiem była oferta wykonawcy zamówienia.

W wyniku tych nieprawidłowości wydano następujące zalecenia pokontrolne dotyczące:

1. Uzupełnienia brakujących zapisów w przyjętej polityce rachunkowości stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości
2. Zapewnienia należytej staranności przy przechowywaniu protokołów z postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie mówień publicznych w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

Zalecenia powyższe zostały wykonane.

II. W dniach od 20 lutego 2013r. do 4 marca 2013r. została przeprowadzona  przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Opolu kontrola obejmująca następujące zagadnienia:

prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązane  jest Starostwo Powiatowe w Opolu w latach 2009- 2011,

1. Ustalanie uprawnień do świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.
2. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.
3. Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

 W wyniku przeprowadzonej kontroli Inspektor kontroli nie stwierdził nieprawidłowości.

  W związku z tym protokół nie zawierał zaleceń pokontrolnych.

III. W  okresie od 23 stycznia 2013r. do 7 lutego 2013 r.  Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła kontrolę w zakresie „Usuwania przez powiaty pojazdów i prowadzenia parkingów strzeżonych dla pojazdów usuniętych z drogi”. Kontrolujący ocenił działania w tym zakresie pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości. Nieprawidłowości dotyczyły następujących zagadnień:

1. Nie określenia przez Powiat Opolski  przedsiębiorcom prowadzącym  parkingi w okresie od 21 sierpnia 2011 do 7 i 14 października 20112r. w formie pisemnej zasad i warunków ich prowadzenia, a także przysługującego tym podmiotom wynagrodzenia za usuwanie i przechowywanie pojazdów.
2. Wydanie jednej decyzji o zapłacie kosztów związanych z usunięciem i przechowywaniem pojazdu na parkingu strzeżonym z nieuzasadnioną zwłoką.

Najwyższa Izba Kontroli w wystąpieniu pokontrolnym wniosła o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie przypadków zwłoki w wydaniu decyzji dotyczących wysokości kosztów związanych z usunięciem i przechowywaniem pojazdu na parkingu strzeżonym oraz poprawę przepływu informacji z jednostkami Policji w zakresie niezbędnym do realizacji zadań usuwania przez Powiat Opolski pojazdów.

Zalecenia powyższe realizowane są na bieżąco.

IV. W dniu 11 marca 2013 r. została przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w  Opolu, przez Opolski Urząd Wojewódzki Wydział Nadzoru i Kontroli  Oddział Kontroli i Skarg, kontrola sprawdzająca w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Powiatu Opolskiego.

Kontrola objęto okres od dnia 1 stycznia 2011 r. do 28 lutego 2013  roku.  Stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą nie wpłynął żaden wniosek, wpłynęło natomiast 26 skarg. Analizując, czternaście skarg uznano za bezzasadne, jedną częściowo uzasadnioną, jedną załatwiono zgodnie z art. 234 pkt 1 KPA, jedną załatwiono informacyjnie, jedną wycofano, osiem skarg przekazano wg właściwości.

Działania w tym zakresie oceniono  pozytywnie z nieprawidłowościami.

Nieprawidłowości dotyczyły:

• publikacji uchwał w sprawie rozpatrywania skarg i wniosków wraz z imionami i nazwiskami skarżących uchwały powinny być zanonimizowane,
• rejestrowania  skarg, które zostały później rozpatrzone w ramach postępowania administracyjnego,
• podwójnego rejestrowania skarg, które w części rozpatrywał Starosta, a w części zostały przekazane wg właściwości.

W wystąpieniu pokontrolnym wydano zalecenia dotyczące:

• prawidłowego stosowania przepisów dot. ustalania właściwości organu i przestrzegania procedur wynikających z przepisów.,
• wzmocnienia nadzoru ogólnego i szczegółowego nad pracownikami odpowiedzialnymi za organizacje przyjmowania , rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Stosownie do wydanych zaleceń pokontrolnych zobowiązano pracowników do przestrzegania procedur i zwiększenia nadzoru wykonywanymi obowiązkami.

V. W dniach  od 10 czerwca 2013 r. do 2 lipca 2013 r. została przeprowadzona przez Opolski Urząd Wojewódzki, Wydział Infrastruktury i Nieruchomości  na zlecenie Najwyższej Izby Kontroli inspekcja Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Opolu w zakresie prawidłowości wykonywania zadań  wynikających  z ustawy prawo o ruchu drogowym, a dotyczących organizacji ruchu drogowego oraz oznakowania dróg publicznych i ewentualnego wyeliminowania  uchybień w tym zakresie.

W dniu 16 sierpnia  2013 r. otrzymano wystąpienie pokontrolne.

W wyniku ww.  kontroli ustalono że:

• na 6  odcinkach dróg  brak jest  zatwierdzenia stałych  organizacji ruchu na drogach,
• w niektórych  projektach, złożonych  przez jednostki wnioskujące,  dotyczących  zatwierdzenia organizacji ruchu drogowego na drogach gminnych i powiatowych odnotowano  braki i błędy w skali planów orientacyjnych i sytuacyjnych,
• część zamontowanych znaków drogowych  była nieczytelna  i zainstalowana na  niewłaściwej wysokości.

Zgodnie z zaleceniami zarządców dróg  zobowiązano do usunięcia nieprawidłowości w wyznaczonym terminie.

Na powyższe zalecenia udzielono w dniu 30 sierpnia 2013 r. odpowiedzi o  wykonaniu i dalszym przestrzeganiu wytycznych  zawartych w protokole.

VI. W dniach od 13 grudnia 2013 r. do 20 grudnia 2013 r. zostały przeprowadzone przez Państwową Straż Pożarną w Opolu czynności kontrolno rozpoznawcze w zakresie przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, w tym funkcjonowanie monitoringu pożarowego.

Przeprowadzone czynności wykazały zgodność istniejącego systemu monitoringu pożarowego z wymaganiami przepisów o ochronie przeciwpożarowej.

W związku z powyższym wydano Postanowienie nr MZ.552.9.2014 z dn. 07.02.2014 r. w sprawie sposobu połączenia instalacji sygnalizacyjno – alarmowej, znajdującej się w obiekcie Starostwa Powiatowego w Opolu, ul. 1 Maja 29, 45-068 Opole z centrum odbiorczym alarmów pożarowych znajdujących się w KM PSP w Opolu.