Kontrole Zewnętrzne w 2024 roku
W roku 2024 w Starostwie Powiatowym w Opolu przeprowadzono 5 kontroli zewnętrznych:
- Opolski Urząd Wojewódzki Wydział Finansów i Budżetu przeprowadził kontrolę prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przekazanej w 2023 r. z budżetu państwa na zadania z zakresu administracji rządowej w wybranych rozdziałach i paragrafach.
W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 maja 2024 r. działalność Starostwa Powiatowego w Opolu oceniono pozytywnie z uchybieniami. Uchybienia dotyczyły ustalenia liczby spraw wykazywanych w rozliczeniu rocznym w ramach zadania z zakresu prawo łowieckie oraz przekazywania w terminie rozliczenia okresowego dotacji.
Pismem z dnia 26 czerwca 2024 r. poinformowano, że zostały podjęto działania mające na celu prawidłowe ustalenie liczby spraw wykazywanych w rozliczeniu rocznym w ramach zadania z zakresu prawo łowieckie oraz zwiększono nadzór nad terminowością przekazywania okresowych rozliczeń dotacji składanych do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego.
Jednocześnie w celu usprawniania funkcjonowania jednostki dostosowano technikę księgowania kontrolowanych dotacji, na koniec okresu sprawozdawczego tj. drugiego kwartału br. zostanie dokonane uszczegółowienie księgowania otrzymanych dotacji w taki sposób, aby umożliwić rozliczenie dotacji wg tytułów.
- W dniu 13 maja 2024 r. z upoważnienia Wojewody Opolskiego została przeprowadzona kontrola problemowa dotycząca organizacji przyjmowania rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Powiatu Opolskiego w okresie od 01 stycznia 2021 do 31 grudnia 2022 r.
Kontrolujący pozytywnie ocenili realizację zadań zalecając wzmocnienie nadzoru ogólnego nad realizacją i sposobem załatwiania skarg i wniosków oraz o powinności zamieszczania na kopiach pism pozostających w aktach sprawy informacji o sposobie wysyłki oraz o potwierdzeniu jej wysłania lub jej osobistego doręczenia.
W piśmie z dnia 28 lipca 2024 r. skierowanym do Wojewody Opolskiego przekazano informację o realizacji zaleceń.
- W dniach od 31 lipca do 18 października 2024 r. Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego przeprowadził kontrolę w Wydziale Geodezji i Kartografii Starostwa Powiatowego w Opolu z zakresu:
- jakości danych ewidencji gruntów i budynków jako podstawy do udostępniania danych,
- procesu cyfryzacji zbiorów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
W dniu 17 lutego 2025 r. do kancelarii Starostwa wpłynęło wystąpienie pokontrolne, które pozytywnie z nieprawidłowościami oceniło prace Wydziału Geodezji i Kartografii.
Nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim usprawnienia funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie:
1. dostosowania zapisów Regulaminu Organizacyjnego oraz zakresów do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa czynności Geodety Powiatowego i Kierownika PODGiK;
2 uporządkowania dokumentacji pracowniczej w zakresie udzielonych upoważnień i przydzielonych zakresów obowiązków;
3 aktualizacji informacji zawartych w ewidencji gruntów i budynków;
4 podjęcia działań mających na celu wyeliminowania w prowadzonej bazie danych ewidencji gruntów i budynków nieprawidłowości i dostosowania ich do wymogów określonych przepisami prawa;
5 podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie błędów w bazie danych ewidencji gruntów i budynków, których
6 dalszej kontynuacji procesu cyfryzacji materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego;
7 dokonywania corocznej oceny przydatności użytkowej materiałów zasobu;
8 dostosowania posiadanego systemu teleinformatycznego do wymaganych rozporządzeniem przepisów.
W dniu 14 marca 2025 r. przekazano pismo w którym poinformowano o wykonaniu zaleceń pokontrolnych:
Ad. 1. Podjęto czynności modyfikujące zapisy regulaminu organizacyjnego oraz zakresów czynności Geodety Powiatowego i Kierownika PODGiK dostosowując je
do obowiązujących przepisów prawa.
Ad.2. Uporządkowano wydane upoważnienia pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz adekwatności wobec faktycznie wykonywanych czynności wynikających z zakresu obowiązków.
Ad. 3. Aktualizacja informacji zawartych w ewidencji gruntów i budynków jest dokonywana niezwłocznie
Ad. 4. Podjęto prace mające na celu uzupełnienie brakujących atrybutów punktów granicznych, a w szczególności zgodności z numerami operatów technicznych. Numery KW niezgodne z obecnie obowiązującą strukturą są poprawiane i dostosowywane do obowiązujących przepisów. Zlecono uporządkowanie podmiotowi zewnętrznemu w bazie EGiB numerów KW. Dane poprawiane są na bieżąco w porozumieniu z powiatami ościennymi.
Dodatkowo identyfikatory działek niezgodne z obowiązującą strukturą poprawione zostaną po migracji danych do nowego systemu dziedzinowego (GEO-INFO), którego wdrożenie planowane jest na październik 2025 r.
Ad. 5. Przeprowadzane są regularnie (cyklicznie w interwale comiesięcznym) wewnętrzne kontrole jakości danych EGiB, w tym dokonuje się walidacji bazy danych EGiB z użyciem narzędzi dostarczonych przez Głównego Geodetę Kraju.
Ad. 6. Zawarto z GGK porozumienie w sprawie realizacji projektu dotyczącego cyfryzacji materiałów PZGiK.
Ad.7. Czynności związane z przeglądem zasobu prowadzone są jako działalność ciągła i są realizowane na bieżąco.
Ad.8. Zawarto umowę na wymianę systemu dziedzinowego – GEO-INFO, który umożliwia realizację zadań. System zostanie wdrożony do października 2025 r.
- W dniach od 16 grudnia 2024 r. do 17 stycznia 2025 r. odbyła się kontrola doraźna projektu pn. „Budowa infrastruktury pieszo – rowerowej w powiecie opolskim – etap II oraz budowa centrum przesiadkowego w Gminie Lewin Brzeski przeprowadzona przez Departament Wdrażania Funduszy Europejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego.
Pismem z dnia 18 lutego 2025 r.instytucja kontrolująca przekazała informację pokontrolną wskazując błędy polegające na rozbieżnościach pomiędzy danymi dot. udzielonych zamówień publicznych wynikających z dokumentacji źródłowej zamówień a danymi wprowadzonymi do modułu Zamówienia publiczne.
Zalecono by skorygowano w uzgodnieniu z opiekunem projektu błędnie wprowadzonych danych w zakresie informacji o udzielonych zamówieniach.
W dniu 20 lutego 2025 r. wystosowano odpowiedź na zalecenia, informując o skorygowaniu błędów w dokumentacji dot. zamówień publicznych.
- W dniu 17 lipca 2024 r. wpłynęło do Starostwa wystąpienie pokontrolne Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego z kontroli przeprowadzonej w Wydziale Budownictwa w okresie od 27 marca do 4 kwietnia 2023 r.
Działania Wydziału Budownictwa i Ochrony Środowiska zostały ocenione negatywnie.
W związku z powyższym wydano zalecenia pokontrolne dotyczące:
- odpowiedniego stosowania oraz zapewnienia kontroli przestrzegania przepisów prawa;
- ścisłego przestrzegania przepisów ustawy Prawo Budowlane w szczególności wnikliwie analizować wnioski o pozwolenie na budowę pod kątem ich kompletności a w razie uzasadnionych wątpliwości podejmować czynności wyjaśniające.
Rekomendowano również podnoszenie wiedzy pracowników oraz ich doskonalenie zawodowe oraz zwiększenie nadzoru nad pracownikami realizującymi zadania w zakresie wydawania decyzji o pozwoleniu na budowę.
W dniu 16 września 2024 r. przesłano do Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego pismo o wykonaniu zaleceń pokontrolnych informując, iż wszelkie zadania w obszarze poddanym kontroli były i są wykonywane z najwyższą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wykonanie zaleceń wskazanych w ww. wystąpieniu nastąpiło poprzez:
-
omówienie z pracownikami merytorycznymi treści wystąpienia pokontrolnego oraz zobowiązanie do przestrzegania przepisów prawa oraz terminowego załatwiania spraw,
-
skierowanie pracowników na obowiązkowe szkolenia z zakresu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenia
w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. -
zobowiązanie Naczelnika i jego Zastępcy do zwiększenia nadzoru nad pracownikami Wydziału Budownictwa
i Ochrony Środowiska.